Compliance und Governance

Compliance oder in Deutsch: „Regeltreue“, gehörte im Rahmen des Verhaltens eines ehrbaren Kaufmanns von Poly-clip schon immer zu unserer Philosophie – für uns als Familienunternehmen eine Selbstverständlichkeit und Teil unserer verantwortungsvollen Unternehmensführung (Governance).

Es ist allerdings für ein Unternehmen der Größe von Poly-clip mit unter 500 Mitarbeitenden nicht selbstverständlich ein Compliance-Management-System nach den relevanten Compliance-Standards wie der ISO 37301 oder relevanten Gesetzen etabliert zu haben. Daher ist Poly-clip stolz bereits seit dem 01.01.2021 die bis dahin bestehenden Compliance-Einzelmaßnahmen in ein systematisches Compliance-Management-System überführt zu haben. Dazu gehört eine klare Zuständigkeits-, Aufgaben- und Befugniszuweisung an den Chief Compliance Officer und eine Matrixorganisation, welche weitere Compliance-Thema bearbeitet. Das Compliance-Management-System von Poly-clip wird laufend überprüft und bei Bedarf verbessert.

Die wichtigsten Grundsätze zu einem sauberen Verhalten sind in unserem Verhaltenskodex niedergelegt, der Anfang 2023 neu aufgelegt wurde und nun die aktuellsten Erkenntnisse und Anforderungen vertieft berücksichtigt.

Insgesamt umfassen die Compliance-Vorgaben von Poly-clip vor allem folgende Richtlinien und Dokumente:

1. Code of Conduct [internes und externes Dokument] 

2. Organisationsanweisung Compliance der Poly-clip Gruppe [internes Dokument]

3. Antikorruptionsrichtlinie [internes Dokument]

4. Für die folgenden sieben dezentralen Compliance-Risikobereiche 

• Produkt-Compliance,
• IT-Compliance,
• Versicherungen, Tax-Compliance und Geldwäsche,
• Datenschutz,
• Arbeitsrecht,
• Arbeitssicherheit,
• und Exportkontrolle,

die Poly-clip identifiziert und in der Organisationsanweisung Compliance festgelegt hat, existieren je Bereich ebenfalls die erforderlichen Merkblätter, Handbücher und  Verfahrensanweisungen u.ä.

Warum ist Regeltreue als Teil der Governance so wichtig und daher ein Wettbewerbsvorteil in der Zusammenarbeit mit Poly-clip gegenüber Unternehmen, die Compliance nicht ausreichend forcieren? Zu einem regeltreuen Verhalten zählen z.B. die Liefertreue, die saubere Vergabe von Lieferantenverträgen, die gefährdungsfreie  Arbeitsumgebung und sichere Produkte für Mitarbeitende und Kunden und Kundinnen. Weiterhin wird das Ziel von Umweltvorgaben und Energieoptimierung von Lieferanten und allen weiteren Geschäftspartnern so gemeinsam weiter gefördert. Wird die Regeltreue in diesen Bereichen nicht eingehalten, kann es zu fehlenden Lieferungen, Lieferungen nur mit Bestechungszahlungen, mangelhaften und/oder unsicheren Produkten, Umweltverschmutzungen etc. kommen. Dies ist nachteilig für alle Geschäftspartner eines Unternehmens. Daher bietet das sauber implementierte Compliance-Management-System von Poly-clip nicht nur Poly-clip Vorteile, sondern insbesondere auch allen Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern.